<aside> 💡 Prozesslandschaft: Wir haben hier einen möglichen standardisierten Workflow je Leistung dargestellt, um Dir einen groben Überblick zu geben. Natürlich ist jedes Mandat gesondert zu betrachten und benötigt evtl. eine individuelle Struktur zur Vorbereitung für den Steuerberater. Deshalb gilt auch hier: im Onboarding-Prozess besprechen wir alles ganz genau mit Dir! Und ja, kein Prozess ist in Stein gemeißelt. Sollten Anpassungen notwendig sein (z.B. neues Tool wird eingeführt), dann passen wir die Struktur drum herum an.

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Finanzbuchhaltung

Ein optimaler Prozessworkflow für die Vorbereitung einer digitalen Finanzbuchhaltung durch den Mandanten könnte folgendermaßen aussehen:

1. Dokumentation und Organisationsstruktur:
   • Der Mandant sollte eine klare Organisationsstruktur für seine Finanzunterlagen erstellen. Dies kann durch die Einrichtung von Ordnerstrukturen auf dem Computer oder in der Cloud erfolgen.
   • Alle relevanten Finanzdokumente wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bankauszüge, Kontoauszüge, Belege usw. sollten systematisch erfasst und abgelegt werden.
2. Digitalisierung der Unterlagen:
   • Der Mandant sollte seine Unterlagen in digitalem Format bereitstellen. Dies kann durch den Einsatz eines Scanners oder einer mobilen Scanner-App auf dem Smartphone erfolgen.
   • Die digitalisierten Unterlagen sollten in den entsprechenden Ordnern gespeichert werden, um den Zugriff und die Verwaltung zu erleichtern.
3. Belegmanagement:
   • Die Belege sollten mit aussagekräftigen Dateinamen versehen werden, um sie später leicht identifizieren zu können.
   • Es ist hilfreich, die Belege nach Datum oder Buchungskategorien zu sortieren, um eine reibungslose Buchhaltung zu ermöglichen.
4. Buchhaltungssoftware:
   • Der Mandant sollte eine geeignete Buchhaltungssoftware wählen und diese entsprechend konfigurieren. Es ist ratsam, eine Software zu verwenden, die eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen dem Mandanten und dem Steuerberater ermöglicht.
   • Der Mandant sollte sich mit den Funktionen und der Bedienung der Software vertraut machen, um sie effektiv nutzen zu können.
5. Datenübertragung:
   • Der Mandant kann die digitalisierten Unterlagen in die Buchhaltungssoftware hochladen. Dies kann entweder durch direkten Dateiimport oder durch Synchronisierung mit der Cloud erfolgen.
   • Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Daten korrekt und vollständig in die Buchhaltungssoftware übertragen werden.
6. Überprüfung und Abgleich:
   • Der Mandant sollte regelmäßig seine Buchhaltungsdaten überprüfen und mit den Originaldokumenten abgleichen, um eventuelle Fehler oder Unstimmigkeiten zu erkennen und zu korrigieren.
   • Es ist empfehlenswert, eine periodische Abstimmung der Bankkonten mit den Bankauszügen durchzuführen, um die Genauigkeit der Buchhaltung zu gewährleisten.
7. Zusammenarbeit mit dem Steuerberater:
   • Der Mandant sollte eng mit seinem Steuerberater zusammenarbeiten und bei Bedarf Unterstützung und Beratung in Anspruch nehmen.
   • Die Buchhaltungsdaten können in regelmäßigen Abständen an den Steuerberater übermittelt werden, um die Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen zu erleichtern.
8. Datensicherung:
   • Der Mandant sollte regelmäßige Backups seiner Buchhaltungsdaten erstellen, um möglichen Datenverlust zu vermeiden. Die Verwendung einer sicheren Cloud-Speicherlösung oder externer Festplatten kann hierbei hilfreich sein.

Indem der Mandant diese Schritte befolgt und einen effizienten Workflow zur Vorbereitung der digitalen Finanzbuchhaltung etabliert, kann die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater optimiert werden und eine genaue und zeitnahe Buchhaltung gewährleistet werden.

Lohnbuchhaltung

Ein optimaler Prozessworkflow für die Vorbereitung einer digitalen Lohnbuchhaltung durch den Mandanten könnte wie folgt aussehen:

1. Mitarbeiterdaten verwalten:
   • Der Mandant sollte eine Datenbank oder eine HR-Software verwenden, um die relevanten Informationen zu den Mitarbeitern zu verwalten.
   • Dazu gehören Personalstammdaten, Beschäftigungsdauer, Arbeitsverträge, Gehaltsinformationen usw.
2. Zeiterfassungssystem:
   • Der Mandant sollte ein digitales Zeiterfassungssystem implementieren, entweder durch den Einsatz von Zeiterfassungssoftware oder mobilen Apps.
   • Dadurch können Arbeitsstunden, Überstunden, Urlaubstage usw. elektronisch erfasst werden.
3. Lohnabrechnungssoftware:
   • Der Mandant sollte eine geeignete Lohnabrechnungssoftware auswählen und einrichten. Die Software sollte die Berechnung der Löhne, Steuern, Sozialversicherungsbeiträge usw. automatisieren und den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.
   • Hier unterstützen wir Dich sehr gerne!
4. Datenerfassung und -übermittlung:
   • Die Mitarbeiter sollten ihre Arbeitszeiten und eventuelle Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, etc.) in das Zeiterfassungssystem eintragen.
   • Die erfassten Daten sollten regelmäßig in die Lohnabrechnungssoftware übertragen werden, um die Gehaltsabrechnung vorzubereiten.